Личный листок по кадровому учету (ЛКУ) – это документ, который содержит подробную информацию о каждом сотруднике организации. Он представляет собой заполненную форму или таблицу, в которой указываются все данные, относящиеся к работнику. Предприятие может использовать унифицированные формы листков, если они утверждены для соответствующей сферы деятельности.
Что нужно знать о листке учета кадров
ЛКУ заполняет сам работник, на которого документ оформляется при устройстве на работу. ЛКУ, который заполнили, прикрепляют к личному делу. Там он и хранится в течение всего времени работы. Когда человек увольняется, ЛКУ вместе с иной кадровой документацией, которая перестала быть актуальной, отправляется в архив фирмы.
ЛКУ, куда вносят ключевую информацию о человеке, дает возможность нанимателю в кратчайшие сроки изучить сведения о сотруднике, сформировать о нем свое представление. Это позволяет установить соответствие работника определенной должности, решить, можно ли допускать человека к ответственной работе.
Практически любую информацию, которую вносят в ЛКУ, нужно подтверждать документами. В ЛКУ добавляют сведения из паспорта, аттестата, диплома либо свидетельства о прохождении курсов, трудовой книжки. Кроме того, в листок добавляют данные, которые взяли из выписок о наличии наград, льгот.
Часто случается так, что информация, занесенная в ЛКУ, устарела. В жизни работника могут случиться определенные изменения. Если определенная информация, которую внесли в листок, перестала быть актуальной, работнику нужно обратиться к эйчару и сообщить ему новые сведения.
Работник негосударственной компании вправе отказаться заполнять листок. Принуждение к заполнению листка недопустимо. Однако, если сотрудник отказывается заполнять ЛКУ, подобные действия могут спровоцировать нежелательные последствия. К примеру, человека с первого дня могут «взять на карандаш».
Если речь идет о компаниях, которые должны применять в учетной политике кадров ЛКУ, отказ заполнять листок может расцениваться как отказ приступать к должностным обязанностям. Логично, что в таком случае человека просто не берут на работу. Изъятие ЛКУ работником даже по своей инициативе после увольнения недопустимо.
Что включает в себя ЛКУ
Личный листок по учету кадров содержит следующую основную информацию:
- Персональные данные – ФИО сотрудника, его дата рождения, пол, место рождения, гражданство и семейное положение. Эти данные необходимы для идентификации сотрудника.
- Контактная информация – адрес проживания, контактные телефоны, адрес электронной почты и другие сведения, которые позволяют связаться с сотрудником.
- Образование и квалификация – информация о полученном образовании, специальности, квалификации и наличии сертификатов или дипломов. Эти данные помогают определить уровень знаний и навыков сотрудника.
- Трудовая деятельность – история работы сотрудника, включая предыдущие места работы, должности, даты приема в компании и увольнения. Эти данные позволяют оценить опыт работы и стаж сотрудника.
Также в содержании документа указывают такие сведения:
- Отпуска и больничные листы – данные о дате начала и окончания отпуска или больничного листа, а также причинах их использования. Эти данные необходимы для учета рабочего времени и расчета оплаты отпусков и больничных листов.
- Карьерное развитие – информация о повышениях в должности, переводах на другие места, получении дополнительного образования или квалификации. Эти данные позволяют отслеживать карьерное развитие сотрудника и планировать его дальнейшие возможности.
- Другие сведения – в личный листок по учету кадров также могут быть включены иные сведения, которые полезны для учета персонала. Например, это может быть информация о языковых навыках, участии в профессиональных сообществах или организациях, получении наград и прочее.
Комментарий эксперта. Листок учета кадров является конфиденциальным документом, доступ к которому имеют только уполномоченные лица. Он должен быть актуализирован и храниться в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных. Этот документ является важным инструментом для управления персоналом и позволяет организации иметь полную информацию о своих сотрудниках.
Для чего предназначен ЛКУ
Личный листок по учету кадров является неотъемлемой частью системы учета персонала в организации. Он играет важную роль в управлении кадрами и предоставляет полезную информацию для принятия решений по найму, развитию и увольнению сотрудников.
Основная задача личного листка по учету кадров – обеспечить полную и достоверную информацию о каждом сотруднике организации. Это позволяет эффективно управлять персоналом, а также соблюдать требования законодательства в отношении защиты персональных данных.
Ниже приведены основные причины, по которым ЛКУ является необходимым инструментом для организации:
- Наем и подбор персонала. Личный листок по учету кадров содержит информацию о предыдущем опыте работы, образовании и квалификации сотрудника. Это помогает при принятии решений о найме новых сотрудников и подборе наиболее подходящих кандидатов на вакансию.
- Оценка производительности. История работы и достижения сотрудника, содержащиеся в личном листке по учету кадров, могут быть использованы для оценки его производительности и определения возможности повышения в должности или получения премии.
- Планирование карьерного развития. Личный листок по учету кадров содержит информацию о повышениях в должности, переводах на другие места и получении дополнительного образования. Это помогает планировать карьерное развитие сотрудника и предоставлять ему возможности для роста и развития.
- Учет трудового стажа. Личный листок по учету кадров содержит информацию о дате приема на работу и увольнения сотрудника, а также об отпусках и больничных листах. Это позволяет учитывать трудовой стаж сотрудника и правильно рассчитывать его заработную плату и социальные льготы.
- Соблюдение законодательства. Личный листок по учету кадров должен быть актуализирован и храниться в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных. Это помогает организации соблюдать законодательные требования и предотвращать возможные нарушения.
Нормативная база
Личный листок по учету кадров является важным документом, который регулируется нормативной базой. В Российской Федерации основными нормативными актами, регулирующими учет кадров, являются:
- Трудовой кодекс РФ. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, работодатель обязан вести учет кадров, включая информацию о каждом сотруднике, его трудовом стаже, заработной плате и других характеристиках.
- Федеральный закон «О персональных данных». Этот закон определяет правила сбора, хранения и использования персональных данных сотрудников. Личный листок по учету кадров содержит персональные данные сотрудников, поэтому он должен быть актуализирован и храниться в соответствии с требованиями этого закона.
- Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Этот приказ содержит правила ведения трудовых книжек, в которых также должна быть отражена информация о каждом сотруднике, включая данные из личного листка по учету кадров.
- Указ Госкомстата № 1 от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В документе ЛКУ не упоминается. Это подтверждает, что личный листок необязателен для российских компаний. Кроме того, для него не предусмотрено унифицированной формы.
- Указ Генеральной прокуратуры России № 135 от 13 марта 2018 г. «Об утверждении инструкции по учету кадров прокурорских работников и федеральных государственных гражданских служащих». В документе указано, что ЛКУ должен присутствовать в личном деле.
- Письмо Минобразования России № 03-51/64 от 20 декабря 2000 г. «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». В письме указано, что ЛКУ должен храниться в личном деле педагога.
- Приказ Президента России № 609 от 30 мая 2005 г. «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Тут о ЛКУ не сказано, но упоминается анкета, которая схожа по смыслу, содержанию.
Это основные нормативные акты, которые регулируют учет кадров и содержание ЛКУ в Российской Федерации. В каждой организации могут быть утверждены дополнительные правила и инструкции по ведению личного листка, которые также должны соответствовать требованиям законодательства.
Особенности заполнения ЛКУ
Заполнение личного листка по учету кадров является ответственным процессом, требующим внимания и точности. Ниже приведены основные шаги и рекомендации по правильному заполнению данного документа:
- Заголовок и общая информация. В самом начале листка указывается название организации, где работает сотрудник. Далее следует написать фамилию, имя и отчество сотрудника, его должность и подразделение, к которому он относится. Также необходимо указать дату заполнения личного листка.
- Личные данные. В этом разделе следует заполнить данные о сотруднике, такие как дата и место рождения, гражданство, семейное положение, наличие детей и их количество. Также необходимо указать адрес проживания сотрудника, контактные телефоны и адрес электронной почты.
- Трудовая деятельность. В этом разделе следует заполнить информацию о предыдущих местах работы сотрудника, указав название организации, должность, период работы и причину увольнения (если есть). Также необходимо указать данные о трудовом стаже сотрудника, включая даты начала работы в данной организации, принятия на работу и периоды отпусков.
- Образование и квалификация. В этом разделе следует заполнить информацию об образовании сотрудника, указав название учебного заведения, специальность, год окончания и полученную квалификацию. Также необходимо указать информацию о дополнительных профессиональных курсах, тренингах или сертификатах, полученных сотрудником.
- Награды и поощрения. В этом разделе следует заполнить информацию о наградах, поощрениях или премиях, которые были присуждены сотруднику за его трудовую деятельность. Необходимо указать название награды, дату ее получения и причину награждения.
- Прочая информация. В данном разделе можно указать любую другую информацию, которая может быть полезной для учета кадров или для оценки профессиональных навыков сотрудника.
- Подписи и дата. В конце личного листка следует указать дату его заполнения и проставить подпись сотрудника. Также необходимо предусмотреть место для подписи руководителя организации или его уполномоченного лица.
Правильное заполнение документа позволяет вести актуальный и надежный учет кадров, что является основой для эффективного управления персоналом организации.
Обязательно ли нужен ЛКУ
Наличие личного листка по учету кадров необязательно, но рекомендуемо для организаций, так как он служит основой для ведения учета персонала. ЛКУ содержит важную информацию о сотруднике, его трудовой деятельности, образовании и наградах. Этот документ необходим для контроля за кадрами, планирования карьерного роста сотрудников, оценки их профессиональных навыков и выполнения других административных и управленческих задач.
Кроме того, личный листок по учету кадров является основой для составления отчетов о персонале, подготовки документов кадрового делопроизводства, а также для решения различных вопросов, связанных с управлением персоналом, например, с начислением заработной платы, предоставлением отпусков.
Правила хранения ЛКУ
Правила хранения личного листка по учету кадров являются важным аспектом обеспечения конфиденциальности и безопасности информации о сотрудниках. В соответствии с законодательством и требованиями организации, следует учитывать следующие особенности хранения личного листка:
- Физическое хранение. Личные листки должны храниться в специально отведенном и безопасном месте, где они будут защищены от несанкционированного доступа и повреждений. Это может быть замок на шкафу или сейф, к которым имеют доступ только уполномоченные лица.
- Электронное хранение. В случае электронного хранения личные листки должны быть защищены паролем. Нужно предусмотреть доступ к ним только для уполномоченных сотрудников. Система хранения должна быть защищена от вирусов и других вредоносных программ.
- Контроль доступа. Доступ к личным листкам должен быть ограничен только для уполномоченных лиц, таких как HR-специалисты или руководители. Необходимо вести журнал доступа, в котором будет фиксироваться информация о том, кто и когда получал доступ к личному листку.
- Срок хранения. Личные листки должны храниться в течение определенного срока после увольнения сотрудника или окончания его трудового договора. Срок хранения может быть определен законодательством (36 мес. после увольнения сотрудника) или внутренними правилами организации. После истечения срока хранения личные листки должны быть уничтожены в соответствии с правилами конфиденциальности.
- Защита от утраты и повреждений. Личные листки должны быть защищены от случайной утраты или повреждений. Для этого рекомендуется создать резервные копии электронных версий и хранить их в безопасном месте. Физические копии также могут быть защищены от повреждений путем использования пластиковых папок или файлов.
- Уничтожение. После истечения срока хранения личные листки должны быть уничтожены без возможности их восстановления. Процедура может осуществляться путем сжигания, измельчения или использования специального оборудования для уничтожения конфиденциальных документов.
Организации должны разработать и внедрить соответствующие политики и процедуры, чтобы гарантировать правильное хранение и защиту личных листков.
Заключение
- Лист учета кадров – отличный инструмент для эффективного управления персоналом. Главное – соблюдать правила заполнения листка, учитывая политику конфиденциальности персональных данных, правильно его хранить в течение всего времени.
- Лист учета кадров входит в состав кадровой документации. Обязанности по заполнение и хранению документа возлагаются на сотрудников кадровой службы.
- Организовать ведение листов учета и другой кадровой документации можно с использованием систем электронного документооборота.