Аудит кадровой документации — это проверка имеющихся на предприятии кадровых документов. Ее целью является установление соответствия или несоответствия действующему законодательству, положениям локальных актов. На любом предприятии должно быть организовано кадровое делопроизводство с заполнением обязательных документов. Однако часто руководство не уделяет должного внимания контролю правильности заполнения. В результате могут быть допущены серьезные ошибки, которые приведут к негативным последствиям для предприятия.
Читайте, какие цели может преследовать аудит кадровой документации, как убедиться в отсутствии ошибок и наличия всех требуемых документов, как устранить недоставки и избежать штрафов.
Цели проведения кадрового аудита
Руководство предприятия может проводить такую проверку своими силами. Однако во многих случаях надежнее обратиться за помощью к специалистам сторонней организации. Полная проверка будет преследовать одновременно несколько целей:
- Проверка правильности ведения кадрового делопроизводства, оценка фактического состояния документов. Часто во время аудита выявляются грубые нарушения правил делопроизводства или отсутствие каких-либо документов. В этом случае задача руководства и кадровой службы – как можно быстрее устранить все обнаруженные недоработки.
- Проверка эффективности управления персоналом по определенным показателям. Анализ документации позволяет выявит ошибки кадровой политики и вовремя скорректировать стратегию, планы на будущее.
- Проверка эффективности работы сотрудников кадровой службы. Аудит дает возможность выявить недоработки, возникшие в результате халатного отношения персонала к работе или недостаточно высокой квалификации.
- Совершенствование системы управления персоналом. Аудит кадрового потенциала позволит разработать комплекс мероприятий, которые сделают работу с сотрудниками более эффективной.
- Предотвращение нарушений трудового законодательства. Ошибки в кадровых документах могут привести даже к судебным искам против организации или отдельных должностных лиц. Аудит и последующее устранение ошибок позволяют предотвратить негативные последствия.
Все затраты на проведение аудита будут оправданы, так как в результате можно будет улучшить систему документооборота, устранить ошибки и не допустить крупных проблем для предприятия. Оптимальным решением станет внедрение системы электронного документооборота «Добыто. Документы».
Мнение эксперта. Обращение к специалистам для проведения аудита стоит недешево, однако затраты окажутся значительно меньше сумм штрафов и компенсаций, которые придется выплачивать организации из-за кадровых ошибок.
Когда нужно проводить кадровый аудит?
Основная задача проведения такой проверки – выявление потенциальных рисков для предприятия, обнаружение нарушений законодательства, которые могут привести к негативным последствиям и для сотрудников, и для организации. Рекомендуемый срок проведения кадрового аудита – один раз в три года, однако он может потребоваться и чаще.
Проводить такую проверку рекомендуется регулярно, однако особенно необходима она будет в следующих ситуациях:
- При изменении руководства предприятия или новом владельце. Новый руководитель обязан убедиться, что в работе кадрового отдела не было допущено ошибок, которые в будущем могут негативно повлиять на работу предприятия.
- При увольнении специалистов отдела кадров или их переводе в другие отделы. Если во время их работы были допущены грубые ошибки, будет сложно в дальнейшем привлечь их к ответственности и доказать нарушение правил.
- При подготовке к проверкам надзорных ведомств. Такие проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. В любом случае кадровая служба должна быть готова к встрече проверяющих специалистов.
- Перед отправкой кадровых документов в архив. Нужно предварительно убедиться, что в них нет ошибок. Иначе в будущем возможны серьезные проблемы у сотрудников, например, при выходе на пенсию через много лет период работы не будет включен в стаж из-за неправильного оформления трудовой книжки.
- При различных нововведениях в трудовом законодательстве, затрагивающих кадровый документооборот. Проверка позволит выявить недоработки и привести документацию в соответствие новым правилам.
Комментарий эксперта. Проводить кадровый аудит стоит по мере необходимости. Он может быть не только полным, но и выборочным. Например, можно особо тщательно проверять только те документы, которые чаще всего проверяют надзорные ведомства и в которых чаще всего возникают ошибки. Это позволит сэкономить время и при этом не допустить начисления штрафов.
Какие документы нужно проверять обязательно?
Некоторые виды документов требуют особенно тщательного контроля из-за сложности заполнения и часто меняющихся законодательных требований. Если государством издается новый нормативный, акт нужно будет как можно быстрее привести кадровую документацию в соответствие изменениям, чтобы избежать претензий контролирующих органов.
Помимо прочего, необходимо проверить правильность заполнения следующих документов:
- ПВР – правила внутреннего распорядка в организации. Это документ, в котором фиксируются основные права и обязанности работодателя и сотрудников организации, рабочий режим, правила поведения на работе, основания для наложения дисциплинарных взысканий, многие другие важные моменты.
- Документы по работе с персональными данными. Прежде всего, нужно обратить внимание на те из них, которые касаются личной информации о сотрудниках. Именно такие документы будут в первую очередь проверяться Государственной инспекцией труда.
- Трудовые договоры. Правильность их заполнения всегда строго контролируется сотрудниками надзорных ведомств. Кроме того, любые ошибки в них могут стать причиной трудовых споров с сотрудниками. Своевременная проверка позволит выявить неточности, ошибки при заполнении, неправильные формулировки.
- Штатное расписание. Этот документ также строго контролируется, чтобы не допустить дискриминации со стороны работодателя по отношению к сотрудникам. Например, если в штатном расписании предусмотрено несколько сотрудников на одной и той же должности, у них должен быть одинаковый оклад. Фактическая зарплата может различаться из-за различных премий и надбавок, но оклад обязательно должен быть равным.
- График отпусков. Ст. 123 Трудового Кодекса устанавливает обязанность работодателя подготавливать график отпусков для всех сотрудников не позже, чем за 2 недели до начала года. В график обязательно должны быть включены все сотрудники.
Разъяснения эксперта. ГИТ чаще всего проверяет не только правильность заполнения графика, но и количество дней предоставляемого отпуска – он должен продолжаться минимум 28 дней в течение года. Некоторым сотрудникам могут предоставляться дополнительные дни отпуска, они также должны быть отражены в графике.
Вот еще 2 важных документа по кадрам, которые обязательно проверит комиссия по аудиту:
- Табель учета рабочего времени. На основании этого документа сотрудникам будет начисляться зарплата, поэтому к его заполнению необходимо относиться особенно внимательно. Сотрудники ГИТ должны убедиться, что в организации нет неоплачиваемых переработок и превышения нормы часов рабочего времени.
- График сменности. Этот документ обязателен для организаций, в которых предусмотрен сменный режим работы. Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательные 42 часа отдыха между сменами, работодатель обязан соблюдать этот требование. Если оно нарушается, это станет основанием для наложения штрафа.
Помимо перечисленных документов, необходимо проверять правильность заполнения личных карточек Т-2, расчетных листков, приказов и уведомлений от работодателя, заявления сотрудников.
Ключевые направления аудита кадровой документации
Особые требования предъявляются к трудовым книжкам. Сейчас все больше предприятий переходят на их электронные версии, однако некоторые сотрудники, особенно предпенсионного возраста, отказываются от перехода. Необходимо тщательно проверять правильность внесения записей в трудовую книжку, так как любые ошибки, замазывания, исправления могут привести к тому, что запись будет признана недействительной.
Если работники дали согласие на переход на электронные трудовые книжки, риск допустить ошибки сведен к минимуму. Это предотвращает различные негативные последствия для организации. Но указанное выше согласие должно быть оформлено в письменном виде. Оформить согласие, как и многие другие бланки и формы по кадрам, можно в системе ЭДО «Добыто. Документы».
Что дает проведение кадрового аудита?
Регулярная проверка правильности ведения кадровых документов не только помогает предотвратить начисление штрафов. Она будет выгодной для организации по нескольким причинам:
- Проверка реального состояния кадровых документов. Руководитель должен знать, какие документы являются наиболее рискованными, и организовать регулярный контроль правильности заполнения.
- Выявление нарушений трудового законодательства до того, как они приведут к тяжелым последствиям. В результате аудита у работодателя появляется возможность устранить обнаруженные нарушения до того, как они станут причиной судебного иска или наложения крупного штрафа.
- Обновление кадровой документации в соответствии с меняющимися требованиями законодательства. Периодический аудит позволяет вовремя выявить устаревшие формы документов и журналов, устранить нарушения. В будущем это даст возможность избежать серьезных проблем для предприятия.
Кадровый аудит – это полная или выборочная проверка документации, которую рекомендуется периодически проводить на любых предприятиях. С ее помощью можно своевременно устранить обнаруженные ошибки и постоянно поддерживать все кадровые документы в идеальном порядке.
Оформление результатов проведенного кадрового аудита
Важно не только своевременно провести кадровый аудит, но и правильно оформить его результаты, чтобы систематизировать собранную информацию и быстрее устранить обнаруженные ошибки. По результатам кадрового аудита заполняется акт, отчет или заключение, куда вносятся все выявленные ошибки.
Далее работодатель может издать приказ, в котором устанавливаются конкретные должностные лица, ответственные за исправление нарушений, и сроки, в течение которых эта работа должна быть завершена. Руководитель получит возможность проконтролировать устранение ошибок и убедиться, что предприятию больше не грозят крупные штрафы при прохождении проверки.
При обращении в стороннюю организацию для заказа проведения аудита аналогично составляется акт, в котором будут зафиксированы все обнаруженные нарушения. Приглашенный специалист передает подготовленный акт руководству компании, и на основе полученных данных руководитель может издать приказ об устранении нарушений.
Для нарушений трудового законодательства установлен срок давности продолжительностью 1 год – такая норма зафиксирована в ст. 4.5 КоАП РФ. Если нарушение было обнаружено позже этого срока, инспектор не сможет начислить штраф. Однако можно столкнуться с судебным иском от сотрудника, права которого были нарушены из-за ошибок, допущенных в документации.
Переход на электронный кадровый документооборот
С ноября 2022 года вступил в силу закон, позволяющий заполнять кадровые документы только в электронной форме без оформления бумажной версии. Новые законодательные нормы допускают получение информации от сотрудников, ее хранение и обработку с использованием электронных технологий. Данные теперь можно хранить на электронных носителях, это значительно упрощает поиск нужной информации. Все функции для ведения кадрового делопроизводства в цифровом формате реализованы в системе «Добыто. Документы».
Предприятие имеет право перейти на электронный кадровый документооборот после издания соответствующего распоряжения руководителя и получения согласия уполномоченного представителя профсоюза. Работники должны дать согласие на то, что их данные будут храниться в цифровом виде.
Для подтверждения подлинности электронных версий документов используется электронная цифровая подпись. Это специальный код, с помощью которого можно заверить документ и придать ему юридическую силу.
Почему выгодно перейти на электронное заполнение кадровой документации?
Переход на электронный кадровый документооборот станет выгодным решением для предприятий любого масштаба деятельности. У этого решения есть несколько преимуществ:
- Существенное уменьшение рисков грубых ошибок при заполнении документации. Электронные версии легко проверяются, можно своевременно обнаружить ошибку и не допустить негативных последствий для организации.
- Значительная экономия времени сотрудников кадровых служб. Электронные версии документов заполняются проще и быстрее, чем бумажные.
- Расширение возможностей удаленной работы с сотрудниками из разных городов и регионов. Теперь появилась возможность заключать в электронном виде трудовой договор, нет необходимости лично являться в офис организации для трудоустройства. Организации получили возможность привлекать специалистов из регионов, таким сотрудникам больше не требуется приезжать в головной офис.
- Простота внесения исправлений. Ответственные должностные лица смогут оперативно отреагировать на обнаруженные ошибки и предотвратить негативные последствия.
Переход на электронный документооборот снижает риск ошибок и предотвращает множество негативных последствий для организации. Отказ от устаревающих способов заполнения документации станет важным шагом вперед в развитии предприятия.
Заключение
- Переход на электронный документооборот значительно упрощает ведение кадрового делопроизводства.
- Сервис электронного подписания кадровых документов помогает правильно заполнять всю документацию с первого раза и предотвращать различные ошибки.
- В результате организация будет защищена от начисления крупных штрафов, а также судебных претензий со стороны работников. Новые информационные технологии помогут значительно сократить затраты времени специалистов кадровых служб.